Bij veel bedrijven, en met name (semi)overheidsinstellingen waar ik Canva trainingen geef, is Canva de vervanger van bestaande software. Vaak is dit Docufiller.
Beide tools zijn geschikt voor documentbeheer en grafisch ontwerp, maar ik wil ze toch een keer echt grondig met elkaar vergelijken.
Focus en doelgroep
Docufiller is primair gericht op documentautomatisering en formulieren. Dat maakt het ideaal voor zakelijke omgevingen, zoals HR en juridische afdelingen. Het stelt gebruikers in staat om documenten te personaliseren en workflows te automatiseren. Heel handig voor taken zoals het opstellen van facturen en contracten.
Canva, aan de andere kant, is ontworpen voor grafisch ontwerp. Het biedt een gebruiksvriendelijke interface waarmee marketeers, ontwerpers en ondernemers visueel aantrekkelijke content kunnen creëren, zoals social media-posts, presentaties en posters.
Functionaliteiten
Zowel Canva als Docufiller bieden de mogelijkheid om eigen sjablonen te maken. Bij Docufiller is dit meer gericht op integraties met CRM-systemen en veldvervanging. Het richt zich op het stroomlijnen van administratieve processen, met opties voor elektronische handtekeningen en formulierinzameling. Canva daarentegen biedt een creatiever gebruik van sjablonen en richt zich meer op het consistent neerzetten en onderhouden van de huisstijl. Dit, in combinatie met de mogelijkheid tot het instellen van goedkeuringsworkflows en beperking van bepaalde functies, geeft je als beheerder van een Canva for Teams-account veel controle over wat er met Canva gemaakt wordt.
Gebruiksgemak
Over het algemeen is Canva iets toegankelijker dan Docufiller, en de leercurve vele malen lager. Dit geldt zeker als het gaat om grafisch ontwerp en huisstijlbewaking. Het is visueel gericht en biedt tools voor samenwerking. Perfect voor teams die zich bezighouden met creatieve projecten. Als alles goed staat ingesteld, is echte ontwerpkennis niet meer nodig.
Docufiller biedt geavanceerde aanpassingsmogelijkheden voor documenten, maar is minder gericht op esthetiek dan Canva. Het is geschikt voor gebruikers die behoefte hebben aan efficiënt documentbeheer.
Samenwerking en Teams
Wat betreft samenwerking, ondersteunt Docufiller teamgebaseerde processen rondom documentbeheer, maar de samenwerking is meer gericht op documentuitwisseling en goedkeuring. Canva biedt met functies zoals Canva for Teams eenvoudige samenwerking aan tussen teamleden en ontwerpen delen is erg eenvoudig. Ideaal voor marketing- en ontwerpprojecten.
Prijs
Er is 1 punt waar Canva écht de hoogste punten scoort, en dat is prijsvriendelijkheid. Vergeleken met Docufiller is Canva echt een koopje, zeker als je bedenkt dat Canva hetzelfde (en meer) kan. Docufiller schaf je aan vanaf 190 per maand, en daar bovenop komen ook nog eens inrichtingskosten van 1000 euro. Dit is voor 1 gebruiker. Meerdere gebruikers betekent een factuur vanaf 320 euro per maand.
Canva is gratis, maar om te profiteren van alle functionaliteiten wil je echt wel de betaalde versie. Deze kost voor 1 persoon slechts 110 euro per jaar. Bij gebruik van Canva met een team betaal je 90 euro per persoon per jaar, met een minimum van 270 euro per jaar. Dat is dus echt een wereld van verschil.
Conclusie
De keuze tussen Docufiller en Canva hangt af van je specifieke behoeften. Als je voornamelijk bezig bent met documentautomatisering en -beheer, is Docufiller een uitstekende keuze. Maar als je meer gefocust bent op visuele contentcreatie en samenwerking binnen een team, én je wilt dat je medewerkers snel hun weg kunnen vinden in de software, dan is Canva de juiste tool.
Enthousiast geworden en wil je Canva Pro of Canva for Teams een maand gratis uitproberen? Zeker doen.
Wil je een gratis Canva for Teams scan aanvragen om te kijken of alles goed is ingericht en wat de eventuele verbeterpunten zijn? Neem dan contact op.